Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran

1. Pengertian Kantor Secara etimologi, kantor berasal dari bahasa Belanda "Kantoor" atau bahasa Inggris "Office". Secara Statis (Fisik): Kantor adalah tempat, gedung, atau ruang yang digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dan menangani informasi. Secara Dinamis (Proses): Kantor adalah proses pengolahan data atau informasi mulai dari menerima, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, hingga menyimpan. 2. Fungsi Kantor Fungsi kantor secara umum dibagi menjadi dua: Fungsi Rutin (Primer): Menerima Informasi: Menerima surat, panggilan telepon, atau pesan. Mencatat Informasi: Mendokumentasikan data agar tidak hilang. Mengolah Informasi: Mengubah data menjadi laporan yang berguna. Mendistribusikan Informasi: Mengirim hasil olahan data ke pihak yang membutuhkan. Menyimpan Informasi (Arsip): Melindungi data sebagai bukti jika diperlukan di masa depan. Fungsi Manajerial (Sekunder): Pemberian analisis dan saran untuk pengambilan keputusan pimpinan. 3. Pengertian Manajemen Kantor Manajemen Kantor adalah upaya mengarahkan, merencanakan, mengorganisasikan, dan mengawasi pekerjaan kantor agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Intinya: Manajemen kantor memastikan semua pekerjaan kantor berjalan lancar dan rapi. 4. Asas-asas Manajemen Kantor Asas ini menentukan bagaimana wewenang dan pekerjaan didistribusikan dalam sebuah organisasi: Asas Sentralisasi (Pemusatan): Semua pekerjaan kantor dipusatkan pada satu unit atau bagian tertentu. (Contoh: Semua surat hanya ditangani oleh bagian Tata Usaha). Asas Desentralisasi (Pemencaran): Tiap-tiap bagian/departemen mengelola administrasi kantornya sendiri. Asas Dekonsentralisasi (Campuran): Gabungan keduanya; hal yang bersifat umum dipusatkan, namun hal yang bersifat teknis dikelola bagian masing-masing. 5. Pengertian Layanan Bisnis Layanan Bisnis adalah proses pemberian jasa atau bantuan yang diberikan oleh produsen kepada konsumen untuk memberikan nilai tambah dan kepuasan kepada pelanggan. Dalam perkantoran, layanan bisnis berarti memberikan kemudahan bagi kolega atau tamu dalam mendapatkan informasi atau solusi. 6. Jenis Bisnis dan Layanan Bisnis Secara garis besar, bisnis dan layanan dapat dikelompokkan sebagai berikut: A. Berdasarkan Sektornya: Bisnis Ekstraktif: Mengambil langsung dari alam (Contoh: Pertambangan). Bisnis Agraris: Mengolah alam (Contoh: Pertanian). Bisnis Industri: Mengolah bahan mentah menjadi barang jadi (Contoh: Pabrik mobil). Bisnis Jasa: Memberikan pelayanan non-fisik (Contoh: Kantor Akuntan, Bank, Logistik). B. Berdasarkan Jenis Layanan Bisnis: Layanan Internal: Layanan yang diberikan antar departemen di dalam satu perusahaan (Contoh: Staf IT memperbaiki komputer staf Admin). Layanan Eksternal: Layanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan di luar perusahaan (Contoh: Customer Service melayani komplain pembeli). Layanan Mandiri (Self-Service): Layanan yang dilakukan sendiri oleh pelanggan menggunakan teknologi (Contoh: Penggunaan ATM atau aplikasi Mobile Banking).